Wichtige Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation muss bei Betriebsprüfung vorliegen!
Die Finanzverwaltungen im Land machen ernst. Als Unternehmerin und Unternehmer drohen Ihnen hohe Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung, wenn Sie Organisationsunterlagen, Verfahrensdokumentationen und digitale Grundaufzeichnungen nicht vorlegen können. Denn Sie werden von der Finanzverwaltung verpflichtet, sämtliche rechnungslegungs- sowie steuerlich relevanten Prozesse, Kontrollen und Verfahren Ihres Unternehmens zu dokumentieren. Wer dies nicht tut – beziehungsweise tun kann – wird mit bösen Überraschungen rechnen können. Denn mittlerweile fordern viele Betriebsprüfer schon beim Versand von Prüfungsanordnungen die Verfahrensdokumentationen mit an.
Kurz gesagt: Unternehmerinnen und Unternehmer benötigen eine Verfahrensdokumentation – denn eine „Schonfrist“ für die Pflicht gibt es nicht!
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
In einer Verfahrensdokumentation wird detailliert beschrieben, wie Ihre Buchhaltung entsteht. Außerdem werden Aufbau, Ablauf und Organisation Ihres Unternehmens und Ihrer individuellen Geschäftsprozesse dargestellt. Im Grunde muss alles, was für die Finanzbuchhaltung und die Besteuerung relevant ist, in der Verfahrensdokumentation zusammengefasst werden und schriftlich vorliegen. Dazu gehören beispielsweise auch Dokumente zur Warenwirtschaft, E-Mail-Verkehre mit Buchhaltungsbezug, Unterlagen zur Lohnabrechnung und der Zeiterfassung in Ihrem Betrieb. Auch die verwendete IT-Infrastruktur und deren Nutzung wird hier beschrieben.
Benötige ich eine tatsächlich Verfahrensdokumentation?
Die unmissverständliche Antwort lautet: Ja.
Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften im Sinne der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG erstellen und bei Fragen der Finanzbehörden schriftlich vorlegen können. Das gilt auch für sehr kleine Betriebe! Es existieren keine Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen. Ganz neu sind diese Forderungen nicht, aber sie werden in den letzten Jahren intensiver in den Prüfungen durch die Verwaltung als zwingend angesehen und stellen im Falle der Nichtvorlage einen formellen Mangel Ihres Rechnungswesens dar.
Seit Anfang 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft getreten. Verstoßen Sie gegen die geltenden GoBD, drohen die bereits beschriebenen empfindlichen Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn.
Konsequenzen fehlerhafter oder unvollständiger Verfahrensdokumentation
Wenn es in Ihrem Betrieb keine schriftlichen, sondern nur lückenhafte Aufzeichnungen oder gar mündliche Anweisungen gibt, kann ein Prüfer des Finanzamts keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse Ihres Unternehmens nehmen. Damit verstoßen Sie gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Fehlt eine Verfahrensdokumentation komplett, verstoßen Sie ebenfalls gegen die GoBD. Halten Sie sich nicht an die Vorgaben, folgen in der Regel hohe Hinzuschätzungen durch die Beamtinnen und Beamten der Finanzverwaltung.
Denken Sie immer daran: Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme tragen alleine Sie als Unternehmerin oder Unternehmer! Das gilt auch, wenn Sie Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, also etwa auf Steuerberater, übertragen.
Daher gilt der dringende Rat: Geben Sie den Betriebsprüfern und damit der Finanzverwaltung keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln. Handeln Sie jetzt und erstellen Sie mit Hilfe und Unterstützung des Steuerberaters eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen!